Lợi ích của To-do list trong công việc

Hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng là việc tưởng không khó mà khó không tưởng. Nếu vẫn loay hoay chưa biết làm thế nào để sắp xếp công việc tốt hơn, to do list sẽ giúp chúng ta làm điều đó.

1. To-do list là gì?

To do list được hiểu là một danh sách các nhiệm vụ cần phải hoàn thành hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng… Danh sách này được sắp xếp theo một trình tự ưu tiên từ rất quan trọng đến không quan trọng. Hay hiểu theo một cách khác, To do list là những kế hoạch được phác thảo lên để hướng mọi người đến mục đích được đặt ra. 

2. Các loại to-do list thường thấy.

• Bảng tầm nhìn: Đây là danh sách những mục tiêu lớn mà mỗi cá nhân muốn thực hiện trong quãng đời sự nghiệp của họ. Những mong muốn này sẽ là động lực, là cảm hứng giúp mỗi người hoàn thành những mục tiêu trong cuộc sống. Danh sách này thông thường rất dài và có thể vượt hơn 80 danh mục.

• Danh sách những việc cần thực hiện trong 100 ngày: Đây là mẫu todolist được thực hiện để sắp xếp công việc trong 3 tháng sắp tới. Mỗi người đều có thể tự hoạch định và liệt ra những công việc nào quan trọng hơn và cần được thực hiện trong thời gian 3 tháng đó.
• Liệt kê việc cần làm cho một ngày: Todolist theo ngày sẽ giúp cho công việc của mỗi cá nhân được thực hiện trơn chu hơn, đồng thời cũng là những bước đệm cho những chiến lược lâu dài hơn. Mỗi cá nhân có thể chuẩn bị todolist từng ngày vào đầu giờ sáng hoặc cuối ngày.
• Danh sách những việc cần làm hàng tuần: Liệt kê những nhiệm vụ và công việc cần làm trong một tuần. Những công việc này thường sẽ được lập vào mỗi tối chủ nhật hoặc sáng thứ hai.
• Danh sách 3T hàng ngày: Những công việc và nhiệm vụ quan trọng, cốt yếu, cần thiết nhất sẽ được liệt kê trong danh sách này. Các nhiệm vụ được sắp xếp trong danh sách này thường chứa từ 3 đến 5 mục. Hầu hết những danh mục cần phải được thực hiện nhằm hướng đến một mục tiêu chung quan trọng nào đó.

3. Lợi ích To-do list mang lại.

Ghi nhớ công việc cần làm: Tạo Todolist hỗ trợ người dùng ghi nhớ các công việc cần phải làm rõ ràng và cụ thể nhất. Khi những danh mục công việc được cập nhật thường xuyên sẽ giúp người dùng có thể theo dõi tiến độ công việc. Ngoài ra sử dụng todolist còn giúp người dùng hệ thống thông tin liên tục, đầy đủ, tránh trường hợp công việc bị bỏ sót.

Giúp tăng năng suất: Việc liệt kê và tạo todolist những công việc cần làm, phân loại tầm quan trọng của từng việc và ưu tiên hoàn thành những công việc quan trọng hơn. Điều này giúp người dùng có thể tận dụng, quản lý thời gian một cách hiệu quả, tránh gây lãng phí thời gian.

Tăng cường động lực làm việc: Chia nhỏ những công việc cần làm thành các nhiệm vụ ngắn hạn, dài hạn theo từng giai đoạn giúp người dùng dễ dàng hoàn thành hơn. Ngoài ra, khi đã hoàn thành công việc cần làm và gạch bỏ ra khỏi todolist là động lực để thực hiện những nhiệm vụ tiếp theo.

Giúp quản lý thời gian hiệu quả: Khi có quá nhiều công việc cần thực hiện trong cùng một thời điểm sẽ khiến con người cảm thấy choáng ngợp. Do đó một mẫu todolist hoàn hảo sẽ giúp chúng ta biết được những việc nào quan trọng, cần được thực hiện trước từ đó giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Đo lường tiến độ làm việc: Nếu có quá nhiều danh sách những việc cần làm thì việc xây dựng todolist và theo dõi những công việc nào đã hoàn thành, đang thực hiện và cần được thực hiện sẽ giúp đo lường được tiến độ làm việc một cách hiệu quả nhất.

Lời kết,

Qua bài viết này, hy vọng bạn có thể tham khảo được những kiến thức hữu ích và giúp bản thân mình cải tiến công việc cũng như cuộc sống tốt lên mỗi ngày bạn nhé!

Nhân sự là gì? 5 nhóm công việc nhân sự phổ biến nhất

 Nhân sự chắc hẳn là một nghề không còn quá xa lạ đối với nhiều người đã và đang tìm hiểu, gắn bó với ngành nghề này. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nó. Vậy nhân sự là gì? Hãy cùng blognhansu hiểu rõ hơn nhé.

1. Nhân sự là gì?

Nhân sự hay còn gọi là HR (Human Resources) là một bộ phận chuyên về quản lý mọi thứ liên quan đến đào tạo đội ngũ nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá, lương thưởng và xử lý một vài vấn đề khác.

Ngoài ra, nghề nhân sự còn chịu trách nhiệm về việc quản lý các phúc lợi cho nhân viên, bảo đảm một môi trường phát triển lành mạnh, khám phá tiềm năng của nhân viên, giữ chân người tài và thúc đẩy năng suất làm việc, tận tâm với tổ chức của nhân viên.

2. Nhân sự là làm gì? Các nhóm công việc cụ thể của ngành nhân sự?

Tùy vào các vị trí, khả năng cũng như kinh nghiệm khác nhau của mỗi nhân viên sẽ được phân công công việc một cách phù hợp. Cụ thể, các nhóm công việc bao gồm:

2.1 Mảng tuyển dụng

Tuyển dụng là quá trình thu hút, tìm kiếm, sàng lọc và lựa chọn các ứng viên tài năng và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Tuyển dụng đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với bộ phận nhân sự.Với tình hình thị trường lao động dạo gần đây, người lao động có xu hướng nhảy việc nhiều. Do đó, bộ phận nhân sự về mảng này phải luôn có kế hoạch nguồn nhân lực dự phòng, đảm bảo có đủ nhân lực để tổ chức được vận hành một cách suôn sẻ.

Nhân viên tuyển dụng trong phòng nhân sự phải thực hiện các công việc sau:

+ Xây dựng, lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng, đáp ứng nhu cầu hoạt động cũng như tình hình hiện tại của công ty.

+ Đăng thông tin tuyển dụng qua các kênh để tìm ra các ứng viên phù hợp

+ Thu hút, chiêu mộ nhân tài bằng các chính sách, đãi ngộ hấp dẫn

+ Lọc CV, phỏng vấn, tuyển chọn các ứng viên tiềm năng và phù hợp với công ty

+ Tổ chức các hoạt động, sự kiện cho đội ngũ công ty như sinh nhật, liên hoan, teambuilding,...

2.2 Nhóm công việc lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Chính sách về lương thưởng, đãi ngộ, phúc lợi cũng là một yếu tố quan trọng góp phần tạo động lực, thu hút và giữ chân nhân viên làm việc lâu dài. Đối với nhóm công việc này, các nhân viên C&B cần thực hiện các nhiệm vụ như:

+ Thực hiện công tác chấm công, quản lý việc nghỉ phép, đi trễ, nghỉ việc,... 

+ Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực

+ Tính lương, các khoản thuế, phụ cấp, thưởng KPI,...cho nhân viên hàng tháng

+ Lập báo cáo về các khoản phí, bảng lương của nhân viên nội bộ, báo cáo các khoản thuế

+ Hỗ trợ giám đốc nhân sự trong việc xem xét tăng lương hàng năm, đánh giá hiệu suất công việc, thăng tiến,...

+ Xử lý tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động

2.3 Nhóm công việc hành chính

Bộ phận hành chính nhân sự có trách nhiệm quản lý đội ngũ nhân viên, triển khai các chính sách của cấp trên để phát triển tổ chức, điều tra nội bộ,...và một số công việc cụ thể như sau:

+ Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, cập nhật thông tin nội bộ

+ Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, chính sách và phúc lợi của công ty

+ Giải đáp thắc mắc của các nhân viên liên quan đến vấn đề nhân sự

+ Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định của công ty 

+ Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến nhân sự, hướng dẫn tuyển dụng vị trí mới

+ Soạn thảo hợp đồng với đối tác cung ứng: hợp đồng thuê văn phòng, đối tác thu mua, nhà cung cấp, ...

+ Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban, ...

2.4 Nhóm công việc đào tạo và phát triển:

Nhóm công việc này đòi hỏi bộ phận nhân sự phải cung cấp các khóa học đào tạo phù hợp, các buổi tập huấn kỹ năng lãnh đạo và phát triển chuyên môn. Sau mỗi chương trình đào tạo, bộ phận nhân sự cần đánh giá hiệu suất của mỗi nhân viên để có những điều chỉnh phù hợp. 

2.5 Nhóm quản lý, đánh giá hiệu suất

Đối với mảng này, bộ phận nhân sự đòi hỏi phải xác định mục tiêu, kỳ vọng cụ thể và thường xuyên kiểm tra kết quả nhằm cung cấp cho nhân viên hiệu quả làm việc trong thời gian thực, từ đó có những điều chỉnh cần thiết cũng như tạo động lực cho họ hoàn thành công việc một các tối đa và hiệu quả nhất.

Xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp

 Vậy làm thế nào để xây dựng văn hóa doanh nghiệp, dưới đây Blognhansu sẽ bật mí cho bạn 6 bước để xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả.

Bước 1: Phân tích doanh nghiệp

Khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp, bạn cần phải đánh giá xem văn hóa hiện tại của doanh nghiệp mình là gì, đang ở đâu và biểu hiện như thế nào. Khi doanh nghiệp xuất hiện nhiều vấn đề, dấu hiệu tiêu cực thì ta cần đưa ra những phương án cải thiện để tránh tạo ra một môi trường độc hại.

Một số dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp độc hại:

+ Nội bộ thiếu đoàn kết: Môi trường làm việc lúc nào cũng căng thẳng, nặng nề, không có sự giao tiếp, ai làm việc nấy được xem là môi trường làm việc không tích cực, không thể duy trì lâu dài và phát triển được.

+ Ý thức kém: Nhân viên không có tính tự chủ, tự giác trong công việc, tác phong chậm chạp, thường xuyên đi muộn về sớm, kỷ luật kém sẽ tạo ra văn hóa “vô văn hóa”, dễ rơi vào khủng hoảng.

+ Tuyển nhân sự liên tục: Một điều rõ thấy ở mỗi doanh nghiệp chính là doanh nghiệp nào nhân sự ra vào liên tục chắc chắn văn hóa doanh nghiệp đó có vấn đề. Việc này cho thấy sự yếu kém trong công tác quản lý nhân sự khiến nhân viên cảm thấy không hài lòng, không có động lực làm việc, không muốn cống hiến lâu dài.

Vấn đề này còn dễ thấy hơn như ít sự công nhận, khen thưởng thành tích nhân viên nhưng lại mở rất nhiều cuộc họp, các biện pháp kỷ luật răn đe. Không có sự tương tác giữa sếp và nhân viên hay nhân viên im lặng khi họp, không dám đưa ra những ý tưởng mới lạ nhưng sau cuộc họp lại bàn tán, trò chuyện ngoài lề.

Bước 2: Đưa ra những kỳ vọng về văn hóa doanh nghiệp

Những điều mà doanh nghiệp muốn xây dựng và kỳ vọng về văn hóa doanh nghiệp hãy đưa ra, bắt đầu từ những điểm mạnh và điểm riêng của tổ chức. Khi văn hóa được hình thành trên những sức mạnh có sẵn, nhà lãnh đạo sẽ biết mình nên làm gì, làm như thế nào để mọi thứ được tốt nhất. 

Bước 3: Xác định yếu tố xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp

Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp là những thứ thực sự giá trị và được coi trong trong doanh nghiệp. Khi xác định được giá trị cốt lõi đó, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau:

• Tầm nhìn, mục tiêu và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp là gì?
• Doanh nghiệp muốn được công chúng nhìn nhận như thế nào?
• Mục tiêu kinh doanh có đang phù hợp với giá trị cá nhân của đội ngũ nhân viên hay không?
• Mục tiêu văn hóa mà doanh nghiệp hướng đến là gì? 
• Văn hóa doanh nghiệp hiện tại có đúng với kỳ vọng của nhân viên không?

Bước 4: Xây dựng và truyền thông giá trị cốt lõi cho tổ chức

Khi đã xác định được một văn hóa lý tưởng cho tổ chức được hình thành do toàn thể nhân viên đồng thuận hiểu rõ và những lợi ích mà nó mang lại, hãy truyền đạt và giải thích cặn kẽ cho toàn thể đội ngũ nhân viên để họ cùng hiểu và tuân thủ theo.

Và phải có kế hoạch hành động gồm thời gian, mục tiêu, nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể. Phải đặt ra những câu hỏi:

• Điều gì nên được ưu tiên?
• Chỗ cần được tập trung nỗ lực là chỗ nào?
• Cần những nguồn lực nào?
• Thời hạn hoàn thành là bao lâu?
• Ai chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ cụ thể?

Bước 5: Triển khai

Sau khi đã thực hiện các bước trên, các nhà lãnh đạo cần bắt tay và triển khai các hoạt động sau:

• Xây dựng đội ngũ phụ trách văn hóa doanh nghiệp: thường do phòng ban Nhân sự trong công ty làm, các nhà lãnh đạo cũng cần theo dõi, giám sát cẩn thận, tránh xảy ra sai sót lớn.
• Khuyến khích, tạo động lực, thúc đẩy cho toàn thể nhân viên thực hiện và hưởng ứng tích cực văn hóa của doanh nghiệp
• Phát triển và duy trì văn hóa bằng các hoạt động nội bộ như: teambuilding, đào tạo, khen thưởng, liên hoan,...

Bước 6: Đo lường

Sau một khoảng thời gian triển khai, văn hóa doanh nghiệp cần phải được đo lường để kịp thời phát hiện, xử lý rủi ro trước khi chúng ảnh hưởng lớn cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đưa ra những hệ thống câu hỏi để đánh giá nó.

Lời kết: Bài viết trên đã cho ta hiểu rõ về các bước để tạo nên văn hóa doanh nghiệp hiệu quả. Như vậy, ta có thể thấy được văn hóa doanh nghiệp là chìa khóa quan trọng để doanh nghiệp phát triển thành công.  

Yếu tố nào tạo nên văn hóa doanh nghiệp?

 Văn hóa doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng làm nên thành công của một doanh nghiệp. Đây cũng chính là một trong những khía cạnh mà mỗi ứng viên ứng tuyển vào đều quan tâm. 

1. Văn hóa doanh nghiệp là gì? 

Văn hóa doanh nghiệp là những giá trị cốt lõi và chuẩn mực về niềm tin, hành vi, nhận thức, thái độ, phép ứng xử và các phẩm chất chỉ có ở trong một doanh nghiệp và mọi người trong công ty công nhận, suy nghĩ, làm theo như một thói quen.

Văn hóa của từng công ty đều có những điểm khác nhau. Đối thủ cạnh tranh của các công ty có thể sao chép chiến lược, sản phẩm, hệ thống nhưng có một điều mà họ không thể đó chính là văn hóa doanh nghiệp. Đây được xem là yếu tố cạnh tranh mang lại sự phát triển bền vững cho tổ chức vì nó như một tấm áo nhận diện của một công ty đối với bên ngoài.

Văn hóa doanh nghiệp được phản ánh qua những quy định như giờ làm việc, phúc lợi nhân viên, bố trí văn phòng, trang phục, cách ứng xử, giao tiếp của nhân viên công ty, độ hài lòng của khách hàng và nhiều khía cạnh khác.

2. Các yếu tố tạo nên văn hóa doanh nghiệp

Nhìn chung, các yếu tố tạo nên văn hóa doanh nghiệp gồm 5 yếu tố chính: 

+ Tầm nhìn: Là kim chỉ nam cho mọi quyết định và hành động của doanh nghiệp trong việc bao quát những mục tiêu, từ đó vẽ ra lộ trình rõ ràng để đi tới thành công.

+ Giá trị cốt lõi: Làm thước đo, tiêu chuẩn để cân chỉnh những hành vi nhằm đạt được tầm nhìn. Doanh nghiệp tìm thấy các giá trị của họ thông qua: nhân viên, khách hàng, thị trường,... tạo nên sự độc đáo cho văn hóa doanh nghiệp.

+ Con người: Con người cũng chính là nhân sự là yếu tố quan trọng làm nên văn hóa doanh nghiệp. Vì họ chính là người đưa ra tầm nhìn, những giá trị cốt lõi và khả năng để thực hiện các giá trị.

+ Sức mạnh của câu chuyện: Những bài học lịch sử doanh nghiệp thông qua các câu chuyện là sức mạnh vô hình giúp các cá nhân hiểu và tiếp nối những thành tựu đó tạo nên văn hóa doanh nghiệp.

+ Môi trường làm việc mở: Với môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, cho phép mọi người thoải mái phát biểu ý kiến, thực hiện những ý tưởng mới lạ và độc đáo sẽ tạo ra lực lượng lao động vững mạnh, xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả tạo ra một nền văn hóa tích cực, thành công hơn.

3. Tại sao phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp? 

Việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp sẽ giúp các doanh nghiệp phát triển, vươn xa và đạt nhiều thành công hơn vì nó dễ dàng hòa nhập khi văn hóa doanh nghiệp cởi mở, nâng cao năng suất và chất lượng cuộc sống văn phòng, đem lại sự tích cực khiến nhân viên sẵn sàng cống hiến lâu dài và tạo ra sức ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng.

Người làm nhân sự cần những kỹ năng gì?

  Tại sao nhân sự lại được yêu thích và kỹ năng nào cần có ở người làm nhân sự. Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết này nhé! 

1. Tại sao ngành nhân sự lại được yêu thích?

Hiện nay, ngành nhân sự ngày càng được phát triển, quan tâm cũng như yêu thích. Bởi vì ngành nhân sự mang tính rộng lớn của ngành quản lý nhân sự. Nó là một nghề không có giới hạn bởi đối tượng làm việc là con người, là một phạm trù luôn luôn phải nghiên cứu, tìm hiểu cả đời nên không bao giờ nhàm chán. Ngoài ra, ngành nhân sự còn có cơ hội thăng tiến, phát triển bản thân.

2. Làm nhân sự có khó như bạn nghĩ?

Đối với nhiều người làm ngành nghề này, họ vẫn đặt ra câu hỏi “ Làm nhân sự có khó không?”. Câu trả lời là có. Bất cứ ngành nghề nào cũng đều có những khó khăn nhưng nếu ta hiểu rõ và tìm ra cách giải quyết và phát triển nó thì sẽ thấy ngành nghề này rất thú vị và chuyên nghiệp.

3. Các kỹ năng cần có của người làm nhân sự

Để có thể hoàn thành tốt công việc được giao, ngoài việc hiểu rõ HR là gì thì bạn cần có những kỹ năng sau đây:

3.1 Kỹ năng giao tiếp

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng, là bộ phận trung gian kết nối các ứng viên cũng như đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp. Vai trò của họ là truyền đạt và bảo đảm thông tin phả truyền đi một cách chính xác nhất. Do đó, nếu không có kỹ năng giao tiếp tốt, quy trình này sẽ trở nên phức tạp và không đạt hiệu quả.

3.2 Kỹ năng Marketing

Với nhu cầu tuyển dụng doanh nghiệp ngày càng tăng cao, các tiêu chí tuyển dụng cũng cao hơn nhưng những ứng viên tài năng và phù hợp lại không nhiều. Chính vì vậy, trước hết các nhà tuyển dụng phải là nhà tiếp thị tài ba, có trách nhiệm quảng bá và làm nổi bật thương hiệu của doanh nghiệp tạo ấn tượng và thu hút những ứng viên tiềm năng. Qua đó giúp các ứng viên cảm nhận được những giá trị lợi ích mà doanh nghiệp mang lại.

3.3 Kỹ năng quản lý thời gian

Đây là một kỹ năng cần thiết không chỉ đối với nghề HR mà còn đối với tất cả các nghề. Đối với HR, biết quản lý thời gian tốt là biết quản lý được đội ngũ nhân sự tốt. 

3.4 Kỹ năng đa nhiệm

Tuyển dụng là quá trình dài với những công đoạn phức tạp. Từ việc sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn ứng viên đến việc trao đổi với lãnh đạo rồi lựa chọn ứng viên và đàm phán hợp đồng. Chính vì thế, nhân viên HR phải có kỹ năng đa nhiệm để xử lý nhiều công việc cùng lúc.

3.5 Kỹ năng tổ chức

Qua quá trình tuyển dụng nhân sự, nhân viên HR cần quản lý nhiều ứng viên ở nhiều khâu khác nhau. Vì vậy, nếu không có kỹ năng tổ chức thì sẽ bỏ lỡ nhiều ứng viên tiềm năng và chất lượng giữa các ứng viên khác. 

3.6 Kỹ năng lắng nghe

Nhà tuyển dụng cần lắng nghe nguyện vọng của mỗi ứng viên cũng như yêu cầu của doanh nghiệp. Cần tìm hiểu xem các bên đang tìm kiếm và mong đợi điều gì. Kỹ năng này giúp nhà tuyển dụng có thể hiểu được ứng viên cũng như đưa ra những câu hỏi phỏng vấn sâu sắc để đưa ra quyết định tuyển dụng hợp lý. 

3.7 Kỹ năng làm việc nhóm

Đôi khi nhân viên tuyển dụng cũng cần có sự tương tác, trao đổi với các phòng ban khác.. Vì vậy nên kỹ năng làm việc nhóm có vai trò quan trọng trong việc kết nối và hiểu rõ ứng viên và doanh nghiệp. Từ đó mới có thể nắm được doanh nghiệp yêu cầu gì từ mỗi ứng viên. 

Lời kết: Mong rằng bài viết này có thể giúp các bạn hiểu rõ được nhân sự là gì cũng như các kỹ năng cần có của người làm nhân sự để có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Qua đó có thể tạo ra cho mình những kinh nghiệm quý báu cũng như cơ hội thăng tiến sau này. 

Biểu đồ Gantt là gì? 4 bước lập sơ đồ Gantt đơn giản

Biểu đồ Gantt Chart được các công ty ứng dụng rất nhiều trong việc lập kế hoạch, đưa ra cái nhìn trực quan về việc quản lý dự án và quản lý tiến độ hiệu quả công việc. Vậy biểu đồ Gantt là gì? Cách lập biểu đồ Gantt như thế nào để hiệu quả. Bài viết dưới đây của Blognhansu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Gantt nhé.

1. Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt (Gantt Chart) là biểu đồ để trình bày các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực quan gồm các danh sách các công việc cần thực hiện và thanh mô tả của công việc đó. Biểu đồ Gantt hiển thị các thanh ngang có độ dài khác nhau thể hiện thời gian của mỗi nhiệm vụ trong dự án, gồm thời lượng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Biểu đồ Gantt được thiết kế với 2 trục:

• Trục hoành (trục ngang): thể hiện mốc thời gian hoàn thành công việc.
• Trục tung (trục dọc): minh họa các đầu mục công việc.

Điều này giúp người quản lý và các thành viên trong nhóm có cái nhìn tổng quan hơn về lịch trình dự án, thời gian hoàn thành, các mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các hoạt động khác nhau, giai đoạn dự án. Nó giúp quản lý tài nguyên cũng như theo dõi tiến độ để đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.

2. Các bước lập biểu đồ Gantt 

Trong phần dưới đây, Blognhansu sẽ bật mí cho bạn 4 bước để lập biểu đồ Gantt đơn giản và hiệu quả. 

Biểu đồ Gantt có thể được tạo qua các phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Sheet.

2.1 Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọng

Trước tiên, bạn cần liệt kê hết tất cả các đầu công việc của dự án cũng như các mục tiêu mà dự án cần đạt được. Tiếp đến, bạn cần đặt tên cho dự án và xác định được thời gian sớm nhất để bắt đầu dự án và thời gian ước lượng để thực hiện dự án đó.

2.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Ở bước này, bạn cần xác định được mối quan hệ giữa các công việc với nhau, đây cũng được xem là điểm mạnh của biểu đồ này để thể hiện được mối tương quan giữa các đầu mục công việc, xác định được công việc nào cần thực hiện theo trình tự trước sau, công việc nào có thể thực hiện song song.

Công việc “tuần tự” hay còn gọi là “tuyến tính”: Những công việc phải được thực hiện và hoàn thành trước thì mới tiếp tục được công việc tiếp theo.

Công việc “song song”: Những công việc được thực hiện và hoàn thành cùng lúc với nhau. Một dự án, càng có nhiều đầu mục công việc song song thì thời gian thực hiện càng được rút ngắn.

Biểu đồ Gantt thường có 3 mối liên hệ phổ biến:

• Start to Start (SS): Công việc SS bắt đầu cho đến khi công việc trước đó bắt đầu.
• Finish to Finish (FF): Công việc FF kết thúc sau khi công việc trước đó kết thúc.
• Finish to Start (FS): Công việc FS bắt đầu sau khi công việc trước đó liên quan kết thúc.

Bước 3: Biểu diễn lên biểu đồ Gantt 

Khi đã thu thập đầy đủ dữ liệu cần thiết, bạn sẽ tiến hành vẽ biểu đồ Gantt. Bạn có thể vẽ tay hoặc sử dụng các công cụ, phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ quản lý khác như Base Wework, Zoho Projects, Gantt Canva,...giúp cho phép bạn truy cập vào dữ liệu mọi nơi, thuận tiện cho việc thảo luận, báo cáo dự án.

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Dự án sẽ được di chuyển theo biểu đồ trục tung thể hiện các công việc đang có tiến triển.

Nhưng trong quá trình triển khai thực tế, dự án sẽ có nhiều yếu tố tác động. Do đó, bạn cần thường xuyên theo dõi, cập nhật để không làm chậm trễ tiến độ dự án. Điều này sẽ giúp nhà quản lý dự án cập nhật đầy đủ thông tin một cách rõ ràng và có kế hoạch cho các thành viên và đối tác.

Lời kết: Bài viết trên đây đã giúp người đọc hiểu được biểu đồ Gantt là gì và các bước tạo biểu đồ Gantt hiệu quả. Mong rằng biểu đồ này sẽ giúp ích cho bạn trong việc quản lý dự án một cách có kế hoạch và rõ ràng cho các bên.

Chu trình PDCA hoạt động thế nào?

PDCA là một chu trình được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Chu trình này được  các doanh nghiệp biết đến trong việc lập kế hoạch, thiết lập công việc, và cải tiến. Vậy để hiểu rõ PDCA là gì? Chu trình của nó được thực hiện như thế nào? Blognhansu sẽ giúp bạn giải đáp nhé.

1. PDCA là gì?

Chu trình PDCA (PDCA Cycle), có tên gọi khác là vòng tròn chất lượng, hay vòng tròn DEMING. Cụm P-D-C-A là viết tắt của: Plan - Lập kế hoạch; Do - Triển khai kế hoạch đã lập.; Check - Kiểm tra việc triển khai kế hoạch; Act - Thực hiện việc điều chỉnh, cải tiến, đào tạo thích hợp, sau đó bắt đầu với việc lập kế hoạch điều chỉnh, cải tiến và thực hiện chu trình PDCA mới.

2. Chu trình PDCA được hoạt động như thế nào trong doanh nghiệp?

2.1 Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)

Với bước lập kế hoạch này, doanh nghiệp cần xác định những yếu tố sau:

• Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.
• Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch.
• Những mục tiêu được đặt ra thông qua việc xác định các quy trình, hành động cần thực hiện.
• Xác định được các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động quy trình đó.

Với P, các doanh nghiệp thường sử dụng thông qua sơ đồ Gantt hay thiết lập kế hoạch trong 1 trang giấy.

2.2 Bước 2: Triển khai kế hoạch đã lập (Do)

Chúng ta có thể triển khai như sau:

• Doanh nghiệp cần phổ biến kế hoạch tới các cá nhân/ bộ phận, các phòng ban có liên quan.
• Căn cứ nội dung cụ thể của bản kế hoạch, doanh nghiệp sẽ triển khai công việc vào trong thực tế.
• Ghi lại những dữ liệu, thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện.

=> D sẽ mang lại cơ sở phục vụ về hoạt động đánh giá trong tương lai.

2.3 Bước 3: Kiểm tra việc triển khai kế hoạch (Check)

Tại bước kiểm tra này, doanh nghiệp cần:

• Tổ chức một cuộc đánh giá kiểm tra
• Xác nhận độ hoàn thành cùng kết quả trong thực tế so với những chỉ tiêu được đặt ra trong kế hoạch.
• Phát hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện và tìm hiểu nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng của chúng tới bản kế hoạch.
• Đưa ra những biện pháp khắc phục phù hợp.

2.4 Bước 4: Thực hiện việc điều chỉnh, cải tiến, đào tạo (Act)

Từ các khó khăn, vấn đề được nhận định từ hoạt động đánh giá, doanh nghiệp cần:

• Thiết lập các biện pháp phòng ngừa, khắc phục cho phù hợp và đạt mức hiệu quả cao.
• Cập nhật các thông tin vào kho dữ liệu, căn cứ vào đó áp dụng vào các hoạt động, dự án trong tương lai.
• Sau khi điều chỉnh, cải tiến thì sẽ thực hiện lập kế hoạch mới và hình thành PDCA mới.

Lời kết: Mong rằng bài viết trên sẽ giúp cho người đọc hiểu rõ thêm về PDCA là gì và chu trình hoạt động của PDCA. Nếu bạn có thắc mắc gì, hãy comment ở bên dưới để được giải đáp sớm nhất nhé.